Blog ekspercki Capital Legal

Home > Blog ekspercki > Nieruchomości > Umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną – aspekty praktyczne

Umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną – aspekty praktyczne

Umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną to istotna umowa dotycząca rynku najmu komercyjnego. Jej postanowienia wywierają bezpośredni wpływ zarówno na właściciela nieruchomości, jak i wynajmującego, najemców i usługobiorców obsługujących budynek, w którym zlokalizowane są lokale na wynajem. Między innymi dlatego właśnie postanowienia umowy o zarządzanie nieruchomością komercyjną należy sformułować w możliwie precyzyjny sposób, co powinno pozwolić na płynne i efektywne funkcjonowanie zarządzania nieruchomością oraz zmaksymalizować zysk generowany przez wynajmującego. Co więcej, dokładnie określenie zakresu obowiązków zarządcy oraz uprawnień właściciela nieruchomości pozwolą na zminimalizowanie ryzyka powstania sporów dotyczących wykonywanych czynności zarządcy i odpowiedzialności za nie. Wydaje się ponadto, że umowa powinna być tak skonstruowana, aby możliwie łatwe było dostosowanie jej w sytuacji zmieniających się potrzeb i warunków rynkowych, co umożliwi elastyczne zarządzanie nieruchomością.

W niniejszym artykule podjęliśmy próbę dokonania w możliwie praktyczny sposób analizy następujących kwestii związanych z tematyką umowy o zarządzenie nieruchomością komercyjną:

  • jaki jest charakter prawny umowy o zarządzanie nieruchomością komercyjną?
  • jaką formę umowy o zarządzanie nieruchomością komercyjną zastrzegają przepisy?
  • Jak należy określić zakres uprawnień i zobowiązań zarządcy?
  • do jakich informacji poufnych ma dostęp zarządca nieruchomości i w jaki sposób zabezpieczyć wynajmującego przed ich ujawnieniem osobom trzecim?
  • jak określić wynagrodzenie zarządcy nieruchomością komercyjną?
  • jaka jest odpowiedzialność zarządcy nieruchomości oraz co powinno obejmować ubezpieczenie OC?
  • jak zabezpieczyć kwestię rozwiązania umowy o zarządzanie nieruchomością komercyjną?

Umowa o administrowanie nieruchomością podstawa prawna

W obecnym stanie prawnym zarządzanie nieruchomościami zostało zdefiniowane w art. 184b ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z przepisem, zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, a w szczególności:

  • właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości;
  • bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości;
  • właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego;
  • bieżące administrowanie nieruchomością;
  • utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem;
  • uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.

Orzecznictwo oraz doktryna przedstawiają różne interpretacje co do charakteru prawnego umowy o zarządzenie nieruchomością. Wydaje się, że co do zasady umowa ta powinna zostać zakwalifikowana jako umowa nienazwana, a zatem umowa która nie została uregulowana wprost w przepisach Kodeksu cywilnego, czy innych aktów prawnych. Część doktryny przyjmuje także, że umowa o zarządzanie nieruchomością to umowa o świadczenie usług regulowana w art. 750 Kodeksu cywilnego. Komentatorzy są jednak zgodnie co do tego, że w ramach umowy zarządca wykonuje nie tylko czynności prawne związane z nieruchomością, tj. czynności podejmowane w celu wywołania bezpośrednich skutków prawnych, w tym nawiązania, zmiany lub rozwiązania stosunku prawnego, lecz także czynności faktyczne, tj. czynności, które nie są skierowane bezpośrednio na wywołanie skutków prawnych.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

  • „Umowa zlecenia administrowania wspólnotą mieszkaniową ma charakter mieszany, do której – w zakresie nieuregulowanym – powinno się stosować przepisy o umowie zlecenia” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 29 stycznia 2014 r., sygn. akt , I ACa 652/13).

Dla stron umowy o zarządzanie nieruchomością komercyjną, praktyczną konsekwencją powyższych rozważań prawnych będzie przede wszystkim to, że przy tego typu umowie zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia. Dla stron umowy równie istotne będzie, że większość przepisów dotyczących zlecenia ma charakter względnie obowiązujący (dyspozytywny), co pozwala stronom umowy na swobodne określenie swoich praw i obowiązków wynikających z umowy o zarządzanie nieruchomością.

Dopiero natomiast w sytuacji braku uregulowań umownych, zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy o świadczeniu usług. Strony powinny jednak dążyć do tego, aby możliwie szczegółowo uregulować stosunek umowny, tak aby w znacznym stopniu polegać na przyjętych postanowieniach umownych, a nie na zasadach kodeksowych. Oczywiście postanowienia umowy o zarządzanie nieruchomości są w znacznym stopniu uzależnione od typu nieruchomości, jej przeznaczenia i charakteru. Co do zasady zatem odmiennie będą kształtowały się umowy o zarządzanie dużymi powierzchniami biurowymi, odmiennie wspólnotami mieszkaniowymi czy centrami handlowymi.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

  • „Zarządcą nieruchomości jest podmiot, który wykonuje w stosunku do nieruchomości czynności właścicielskie, przede wszystkim utrzymuje nieruchomość we właściwym stanie technicznym, przeciwdziała nieuzasadnionemu pogarszaniu się tego stanu oraz dokonuje innych niezbędnych czynności dotyczących nieruchomości” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 15 lutego 2011 r., sygn. akt II SA/Rz 296/10).

Umowa o zarządzanie nieruchomością – forma

Artykuł 185 ust. 2 zdanie drugie ustawy o gospodarce nieruchomościami przewiduje, że dla zawarcia umowy o zarządzenie nieruchomością, niezbędne jest dochowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Nieważność umowy oznacza, iż umowa taka nie wywiera żadnego skutku prawnego. Niezachowanie formy pisemnej spowoduje zatem sytuację, gdy nie zostanie nawiązany stosunek prawny między stronami. Z tego względu zaleca się, aby wszelkie umowy dotyczące zarządzania nieruchomościami były sporządzane na piśmie. Ponadto pozwala to na łatwiejsze udokumentowanie intencji i zamierzeń stron odnośnie do wykonywania umowy, co może być niezbędne w przypadku ewentualnych sporów lub niejasności w przyszłości. Oczywiście tytułem wyjaśnienia, forma pisemna nie oznacza formy aktu notarialnego.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

  • Należy wyraźnie rozróżnić umowę dla której wymagana jest forma aktu notarialnego, w której następuje powierzenie zarządu, jako wybór sposobu sprawowania zarządu w nieruchomości wspólnej i określenie tychże zasad zarządu (art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali), a umową, jaka jest zawierana pomiędzy wspólnotą mieszkaniową a osobą fizyczną lub osobą prawną, której taki zarząd powierzono. Mając na uwadze sens regulacji art. 18 ust. 1 u.w.l. przyjąć należy, że forma notarialna, o jakiej jest mowa w przywołanym przepisie zastrzeżona pod rygorem nieważności, jest wymagana wyłącznie dla umów pomiędzy właścicielami, gdzie ma nastąpić określenie zasad zarządu nieruchomością wspólną (wyrok Sądu Okręgowego we Wrocławiu z dnia 1 lutego 2016 r., sygn. akt II Ca 1126/15).

Umowa na zarządzanie nieruchomością – zakres zobowiązań zarządcy

Obowiązujące przepisy nie precyzują w jaki sposób powinien zostać uregulowany zakres uprawnień zarządcy nieruchomości komercyjnej. W praktyce w znacznym stopniu uzależnione będzie to od charakteru nieruchomości oraz ustaleń biznesowych pomiędzy stronami. Oczywiście istotne, aby precyzyjnie określić nie tylko zakres zobowiązań zarządcy, lecz także udzielić odpowiednich pełnomocnictw pozwalających na ich realizowanie i sprawne zarządzanie budynkiem.

Dla właściciela budynku szczególnie istotne wydaje się podjęcie decyzji czy zarządca będzie uprawniony do negocjowania i zawierania umów najmu lokali znajdujących się w budynku. Jeżeli odpowiedź jest twierdząca, wówczas należy udzielić stosownego pełnomocnictwa umożliwiającego podejmowanie tych działań zarządcy. Wydaje się to uzasadnione, gdyż na podstawie pełnomocnictwa, zarządca będzie mógł efektywnie zarządzać zasobami, podejmując niezbędne działania bez konieczności każdorazowego zwracania się do mocodawcy. Powinno pozwolić to na optymalizację działań związanych z najmem, a w konsekwencji doprowadzić do osiągnięcia lepszych wyników finansowych i operacyjnych przez wynajmującego.

Oczywiście zakres pełnomocnictwa można ukształtować w sposób dowolny, przykładowo ograniczając je do niektórych lokali, wprowadzić limity kwotowe, bądź uzależniając zawarcie wynegocjowanej przez zarządcę umowy od uzyskania zgody właściciela nieruchomości. Istnieje także możliwość, aby ustalić zakres czynności przekraczających zwykły zarząd, na które wymagana będzie uzyskanie zgody od właściciela nieruchomości.

Poza kwestią negocjowania i zawierania umów najmu, typowym zakresem działań zarządcy objętym pełnomocnictwem będzie:

  • zawieranie, negocjowanie, rozwiązywanie umów w zakresie utrzymania i bieżącej konserwacji budynku,
  • prowadzenie dokumentacji związanej z umowami najmu, takiej jak: gwarancje bankowe, oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, polisy ubezpieczeniowe, porozumienia, umowy najmu, korespondencja z najemcami,
  • prowadzenie dokumentacji związanej z eksploatacją nieruchomości,
  • wprowadzanie zmian do regulaminu nieruchomości,
  • wystawianie i kierowanie do najemców faktur,
  • windykacja należności od najemców na etapie przedsądowym,
  • reprezentowanie interesów właściciela w zakresie administrowania nieruchomością przed organami administracji państwowej i samorządowej,
  • dokonywanie odczytów liczników,
  • odbieranie korespondencji.

Umowa o zarządzanie nieruchomością może także przewidywać, że zarządca jest zobowiązany do regularnego przedstawiania sprawozdań dotyczących wykonywania umowy. Tego typu raporty są co do zasady przedkładane w terminach miesięcznych, kwartalnych lub rocznych. Zakres sprawozdań obejmuje głównie działalność zarządcy związaną z nieruchomością, kwestie dotyczące budżetowania rocznego, prognozowane nakłady i wydatki inwestycyjne na nieruchomość, rzeczywiste wydatki na nieruchomość oraz informacje dotyczące procesu windykacji należności. Dodatkowo, w celu usprawnienia komunikacji pomiędzy zarządcą a wynajmującym, strony mogą uzgodnić organizowanie bieżących spotkań w określonych terminach.

Umowa o zarządzanie nieruchomością – zachowanie poufności

Istotne również aby, z uwagi na zakres i charakter posiadanych informacji, zarządca nieruchomości komercyjnej był zobowiązany do zachowania poufności. Zakres zobowiązania powinien obejmować przede wszystkim:

  • dane osobowe i finansowe dotyczące właściciela nieruchomości, najemców i innych osób związanych z nieruchomością; ponadto pozostałe informacje finansowe, takie jak koszty utrzymania nieruchomości, wysokość opłat najmu, rozliczenia z najemcami, itp.
  • informacje dotyczące transakcji, umów najmu, umów serwisowych i innych dokumentów związanych z nieruchomością,
  • wszelkie kwestie prawne związane z nieruchomością, takich jak spory sądowe, skargi, ewentualne naruszenia przepisów,
  • informacje dotyczące bezpieczeństwa nieruchomości (systemy alarmowe, procedury awaryjne, plany bezpieczeństwa).

Naruszenie poufności przez zarządcę powinno skutkować sankcją w postaci roszczenia właściciela budynku o zapłatę kary umownej stanowiącą zryczałtowaną wysokość odszkodowania. Wprowadzenie tego typu postanowienia z pewnością wpłynie na zachowanie dyscypliny przez zarządcę oraz pozwoli na efektywniejsze dochodzenie roszczenia w przypadku naruszenia zobowiązania do zachowania poufności przez zarządcę ze względu na brak konieczności wykazania poniesionej szkody przez wynajmującego. Oczywiście istotne także, aby wynajmujący zastrzegł możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, w przypadku kiedy szkoda przewyższa jej wysokość.

Więcej informacji dotyczących umów NDA oraz kar umownych zostało przedstawionych w tym artykule.

Umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną – wynagrodzenie zarządcy

Zarówno dla właściciela nieruchomości będącej przedmiotem umowy o zarządzenie nieruchomością, jak i dla samego zarządcy, kluczowym elementem umowy będzie także ustalenie zasad wynagrodzenia zarządcy. W realiach nieruchomości komercyjnych, wynagrodzenie zarządcy często ustala się w oparciu o stawkę czynszu umownego, jednakże nie mniej niż pewna zryczałtowana kwota. Dodatkowo, istnieje na przykład możliwość ustalenia elementu wynagrodzenia w postaci tak zwanej „premii za sukces” w przypadku skutecznej windykacji opłaty należnych wynajmującemu od najemców. Alternatywnie, wynagrodzenie zarządcy może zostać także określone w oparciu o  przychody właściciela nieruchomości, co może stanowić dodatkowy czynnik motywacyjny do maksymalizowania dochodów z nieruchomości. Oczywiście przy tego typu rozliczeniu, istotne, aby precyzyjnie określić jakie elementy stanowią podstawę naliczania wynagrodzenia. Przykładowo  czy w ich zakres wchodzi na przykład opłaty z tytułu najmu miejsc parkingowych, schowków, magazynków, itd., czy jedynie powierzchnia biurowa.

Odpowiedzialność zarządcy nieruchomości oraz ubezpieczenie OC

Jak zostało wyżej wskazane, umowa o zarządzanie nieruchomością powinna możliwie precyzyjnie określać zobowiązania zleceniobiorcy. Do zobowiązań zarządcy należeć będzie przede wszystkim utrzymywanie obiektu w zgodności z jego przeznaczeniem, czyli w szczególności z założeniami zadeklarowanymi w projekcie budowlanym, przeciwdziała nieuzasadnionemu jego pogarszaniu się oraz dokonuje innych niezbędnych czynności.

W konsekwencji, umowa powinna także odnosić się do odpowiedzialności zarządcy, obejmującej zarówno odpowiedzialność kontraktową (art. 471 kc), jak i odpowiedzialność z tytułu czynów niedozwolonych (art. 415 kc). W konsekwencji, w umowie należy przede wszystkim precyzyjnie zdefiniować stany faktyczne, które strony uznają za nienależyte wykonanie umowy przez zarządcę nieruchomości, co w konsekwencji pozwoli na obciążenie go karami umownymi bądź umożliwi rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym.

Warto również mieć na uwadze, że niedopełnienie przez zarządcę pewnych obowiązków, szczególnie w obszarze bezpieczeństwa obiektu budowlanego, może skutkować sankcjami administracyjnymi lub nawet karnymi.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

  • „Określone obowiązki nałożone na właściciela bądź zarządcę są związane również z należytym wyglądem danego obiektu budowlanego. Przez należyty stan estetyczny obiektu budowlanego należy rozumieć utrzymanie w dobrym stanie elewacji i wyglądu obiektu oraz innych jego elementów, jak też zapewnienie harmonii pomiędzy wyglądem obiektu a otoczeniem naturalnym i stworzonym przez człowieka” (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 czerwca 2002 r., sygn. akt I SA/Rz 77/02).

Z kwestią odpowiedzialności kontraktowej nierozerwalnie łączy się także zobowiązanie do zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. W obecnym stanie prawnym, zgodnie z art. 186 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością. Jeżeli zarządca nieruchomości wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, podlega on również ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 kwietnia 2019 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zarządcy nieruchomości stanowi natomiast, że minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia oraz do wszystkich zdarzeń w okresie ubezpieczenia nie dłuższym niż 12 miesięcy, których skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych 50 000 euro.

Oczywiście w interesie właściciela nieruchomości jest aby wysokość ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej była wyższa niż wskazana w ww. rozporządzeniu. Ważna polisa ubezpieczeniowa powinna także stanowi załącznik do umowy o zarządzanie nieruchomością.

Rozwiązanie umowy o zarządzanie nieruchomością komercyjną

Jak zostało opisane powyżej, umowa o zarządzanie nieruchomością podlega przepisom dotyczącym umowy zlecenia. Artykuł 746 Kodeksu cywilnego stanowi, że strony umowy mogą ją wypowiedzieć w każdym czasie, chyba że zastrzeżono inaczej. Dla właściciela nieruchomość niezwykle istotne zatem jest aby tak sformułować umowę o zarządzanie nieruchomością, aby zapewnić sobie ciągłość zarządzania nieruchomością, a w konsekwencji płynność prowadzenia działalności gospodarczej. Umowa o zarządzanie nieruchomością powinna zatem precyzyjnie określać termin i okres wypowiedzenia umowy, warunki dokonania wypowiedzenia oraz ewentualne sankcje za wypowiedzenie umowy bez uzasadnienia. Dodatkowo, istotne jest precyzyjne określenie procedury przekazania dokumentów i informacji związanych z nieruchomością po zakończeniu umowy o zarządzanie.

Umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną – jak możemy pomóc?

Oferujemy wsparcie w wielu aspektach związanych z umową o zarządzanie nieruchomością komercyjną. Przede wszystkim świadczymy następujące usługi:

  • przygotowanie i analiza umowy – możemy przygotować umowę o zarządzanie nieruchomością komercyjną, zapewniając kompleksowe uregulowanie wszystkich istotnych kwestii prawnych i operacyjnych, oraz dokonać analizy istniejących umów pod kątem ryzyka i potencjalnych problemów prawnych i faktycznych,
  • doradztwo przy negocjacjach umowy – możemy pomóc właścicielowi nieruchomości w negocjacjach warunków umowy o zarządzanie, mając na uwadze, aby umowa odpowiadała jego potrzebom i interesom oraz pozostawała zgodna z obowiązującymi przepisami prawa;
  • bieżące porady prawne w trakcie obowiązywania umowy – możemy udzielać właścicielowi nieruchomości porad prawnych w trakcie trwania umowy o zarządzanie, pomagając w interpretacji postanowień umownych, rozwiązywaniu sporów z zarządcą oraz podejmowaniu decyzji zgodnych z obowiązującym prawem,
  • rozwiązywanie sporów – w przypadku konfliktów między właścicielem a zarządcą nieruchomości, możemy reprezentować interesy właściciela w negocjacjach, mediacjach lub postępowaniach sądowych, dążąc do osiągnięcia korzystnego rozwiązania.
  • monitorowanie zgodności z prawem – możemy monitorować działania zarządcy nieruchomości pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz dostarczać właścicielowi aktualne informacje na temat zmian w przepisach prawnych dotyczących zarządzania nieruchomościami komercyjnymi.

Zapraszamy do kontaktu.

Mateusz Radomyski

Kategorie: Nieruchomości | Komentarze: Nic

Inne artykuły

Przeczytaj również

Zniesienie współwłasności nieruchomości

Zniesienie współwłasności nieruchomości Często zdarza się, że nieruchomość, na której…

Więcej

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego zawartej na czas określony (oznaczony).…

Więcej

Odbiór lokalu od dewelopera i procedura usuwania wad lokalu

Odbiór lokalu od dewelopera stanowi z całą pewnością kluczowy etap…

Więcej